FOIRE AUX QUESTIONS
AGENDA
Le chapitre 1 le 10/01,
Le chapitre 2 le 1er février,
Les chapitres 3,4 et 5 le 15 mai,
Les chapitres 6, 7 et 8 le 1er septembre.
NB : Toutes les questions relatives aux chapitres 2 à 8 seront abordées lors du webinaire du 26/01 et feront l’objet d’une FAQ spécifique.
INSCRIPTIONS ET DROITS D'ACCÈS
Le courrier de confirmation a été envoyé sur le mail du directeur de l'établissement automatiquement dès validation du formulaire. La réception du mail est donc immédiate.
Nous vous remercions de :
- Vérifier vos spams et éléments indésirables
- Vérifier que votre système informatique / de sécurité, votre politique anti-spam ne bloque pas les mails automatiques en provenance de : damri@chu-besancon.fr
Si toutefois cela ne résout pas votre problème et afin de pouvoir procéder à la vérification pour vous envoyer à nouveau le mail, nous vous remercions de nous envoyer un mail depuis l'adresse mail du directeur de l'établissement en spécifiant vos numéros Finess à l'adresse suivante : damri@chu-besancon.fr
Accès établissement : est-ce le code Finess géographique ou juridique qui est nécessaire pour l’inscription ?
Les deux codes Finess de l'établissement seront nécessaires pour son inscription. La validité de ces deux codes permet de sécuriser les inscriptions.
Les codes Finess juridique et géographique sont disponibles dans l'arrêté d'autorisation d'exercice de votre établissement ou dans vos documents de comptes administratifs.
Votre établissement possède obligatoirement ces 2 codes Finess. Vous les trouverez dans les documents précédemment cités.
Pensez à vérifier leur validité et que vous n'inversez pas les 2 codes finess lors de la saisie.
Est-ce obligatoirement le Directeur qui doit s'inscrire? L'Idec ne peut pas gérer en direct?
L’Ide coordinatrice, ou le cadre de santé ou le chef de service ou le médecin coordonnateur ou l’EMH ou tout autre professionnel ne pourra pas s’inscrire en direct.
Le directeur est obligatoirement à l’initiative de l'inscription et aura ensuite la possibilité de créer les accès aux autres acteurs concernés et impliqués dans la démarche.
Dans la cas d’un même directeur pour plusieurs sites : Une fois le premier site créer comment procéder pour les autres ?
Faut-il les créer séparément avec chacun un compte propre et une fois créer ils se rattacheront au compte du directeur ?
Ou faut-il les créer depuis le 1er compte existant ? Et si c’est cela comment faire ?
Les comptes doivent être créés séparément.
Dans le formulaire d’inscription, l’adresse mail de l’établissement doit correspondre au contact direct de l’établissement au même titre que le numéro de téléphone, cela peut correspondre au mail de l’accueil, du secrétariat, du médecin, de l’IDEC, du chef de service, … Celle-ci doit être unique et propre à chaque établissement.
Dans le formulaire d’inscription d’un nouvel établissement, l’adresse mail du directeur peut quant à elle être identique. Il faudra alors renseigner la même adresse mail du directeur et le même mot de passe du directeur que lors de l’inscription du premier établissement.
Ainsi, lorsque le directeur se connectera à son compte, dans la rubrique « MON COMPTE », il aura accès à la liste des tous les établissements qu’il a inscrit et pourra ainsi sélectionner l’établissement pour lequel il souhaite travailler le DAMRI.
Comment le directeur peut-il créer un autre utilisateur?
Le directeur étant l’administrateur de l’application, il pourra créer les utilisateurs qu’il souhaite inscrire pour la démarche. Il pourra également leur donner des droits selon leur niveau d’implication dans la démarche : lecture, écriture, validation ou administration. De même il pourra modifier leur niveau de droit à tout moment, voire les retirer de la liste des utilisateurs (ex départ d’un professionnel…)
Je suis médecin coordonnateur dans un ehpad, quels sont les droits d’utilisateur que le directeur peut me donner ?
Notre avis :
A minima ceux de lecture, écriture et validation. La validation de la démarche « DAMRI » étant faite pour l'établissement (directeur) mais il parait pertinent que le médecin coordonnateur puisse également le faire. Il est d'ailleurs engagé pour la démarche PMRI par la validation médicale de procédures et conduites à tenir (caractère médicolégal) et formations... Ceci parait cohérent que le médecin coordonnateur puisse valider la démarche globale DAMRI au terme de l'auto-évaluation.
Concernant le niveau administrateur, celui-ci permet la création d'autres utilisateurs de l'outil, il appartient donc au directeur de vouloir rester le seul administrateur ou bien il lui convient de donner cette fonctionnalité à son médecin coordonnateur.
Peut-on accéder à l'outil en mode test, car je ne suis pas directrice et ne peut me créer de compte ?
Il a été choisi de ne pas proposer de connexion en mode test. L’outil a été testé par un panel d’ESMS. L’inscription est liée à un établissement avec ses codes Finess. Une version PDF des critères est consultable sur le guide de remplissage
Télécharger le guide de remplissage
Le compte doit il être changé à chaque changement de directeur ?
Non, le compte ne changera pas, les données sont liées à un établissement et non à un utilisateur. Par contre, le nouveau directeur devra être ajouté comme utilisateur administrateur, soit l'ancien directeur l'ajoutera, soit le CPias pourra l'ajouter.
COÛT DE L'OUTIL
L’outil DAMRI est mis à disposition de tous les ESMS gratuitement.
OBLIGATIONS / MODALITÉS / SUPPORT DE LA DÉMARCHE
La démarche DAMRI est opposable par voie réglementaire aux EHPAD, MAS, FAM, ainsi que les IEM (code Finess 192) et établissements prenant en charge des enfants ou adolescents polyhandicapés [EPEAP] (code Finess 188).
Pour les autres ESMS, même si le DAMRI n’est pas opposable par voie de circulaire, la prévention et la maitrise du risque infectieux est un critère évalué dans le cadre de leur évaluation HAS de la qualité des soins. Faire le DAMRI peut avoir tout son sens même si l’on ne fait pas partie de ceux soumis à la démarche.
Ainsi si vous le souhaitez, l'outil peut être utilisé pour tout ESMS.
Je suis directeur en charge d'un établissement qui regroupe 10 structures et ces 10 structures ont chacune un FINESS Géographique différent. Lors des Webinaires, vous avez bien spécifié l'importance de réaliser un DAMRI / établissement / FINESS Géographique. Mais au vue de l'importance des structures, est ce que la réalisation des 10 DAMRI est utile?
Pour les EMS ciblés par les circulaires DGCS (mars 2012 / juin 2016), il est important de réaliser un DAMRI pour chaque structure géographique
En effet, même si la PMRI globale est certainement identique, certains risques infectieux notamment environnementaux (légionelle, air, circuit du linge, des déchets…) sont gérés différemment ou sont spécifiques à la configuration de la structure ou au profil des résidents accueillis.
En revanche, pour les autres types d'ESMS, il appartient au directeur de réaliser un DAMRI pour tout ou partie des établissements qu'il a en charge.
Quel contexte réglementaire / obligation ?
La démarche d’analyse pour la prévention et la maitrise du risque infectieux en EMS est définie par la circulaire de mars 2012.
La stratégie nationale de la PMRI 2022-2025 cible le secteur ESMS
L’évaluation HAS de la qualité des soins en ESMS cible la prévention et la maitrise du risque infectieux.
Ayant saisi le DARI cette année faut-il obligatoirement le refaire pour 2023 ? avec ce nouvel outil ?
La finalité des deux outils est l’évaluation sur la prévention et la maitrise du risque infectieux, toutefois la philosophie et l’environnement de l’outil DAMRI sont enrichis par rapport à celle de l’outil DARI.
Selon vous, à quel rythme devra être réalisé ce DAMRI ?
Il s’agit d’un outil de pilotage et de suivi de sa démarche d’analyse pour la prévention et la maitrise du risque infectieux en ESMS. A l’instar d’une feuille de route, cette démarche doit être en continu.
REMPLISSAGE / RÉSULTATS
Il s’agit d’un outil de pilotage de l’établissement pour la PMRI. L’ensemble des acteurs est concerné par la thématique risque infectieux (transversale). Il s’agit d’une démarche pluridisciplinaire.
Par ailleurs pour les chapitres 2 à 8, une expertise supplémentaire (hygiéniste…) peut être mobilisée.
Combien de temps estimez vous pour le remplissage de l'outil ?
L’outil a été testé par un panel d’ESMS. Le retour de ces tests évalue le temps de remplissage du chapitre1 à une heure en moyenne.
Au bout de plusieurs années d'utilisation, pourra-t-on avoir une courbe d'évolution sur notre établissement?
Oui, un historique des versions archivées sera disponible avec un tableau de bord permettant de voir l’évolution par chapitre et par thématique.
Pour des raisons de volumétrie, l’archivage des anciennes versions sur l’outil sera limité à 4 par an pendant 5 ans.
Toutefois, l’utilisateur pourra à tout moment télécharger ou imprimer une version de son travail.
PROFIL ÉTABLISSEMENT / PUBLIC CONCERNÉ
La démarche d’analyse et de maitrise du risque infectieux introduite par la circulaire de mars 2012 cible le secteur médico-social. Les SSR étant des structures sanitaires, ils ne sont pas ciblés par la démarche. Il en est de même pour les USLD qui sont aussi des structures sanitaires. Sont concernés par la démarche DAMRI les ESMS des secteurs PA et PH.
Je dirige un FAM qui est soumis à la réglementation, un Foyer de vie et un Accueil de jour qui ne sont pas soumis au DAMRI mais qui sont sur le même site. Pourtant, comme les activités sont croisées (restauration, animation, gestion des risques...) est-il possible d'utiliser l'outil pour toutes les structures ?
Il est possible de s’appuyer sur l’outil pour améliorer son plan d’actions et mettre en place un programme de PMRI pour les structures soumises au DAMRI tout en faisant bénéficier les structures qui ne sont pas soumises à la démarche des actions de prévention et d’amélioration des pratiques. (Harmonisation des pratiques)
Un établissement ayant une MAS et un EHPAD, les circuits sont identiques sur le site. Pourquoi alors faire deux DAMRI puisque les procédures et la politique de prévention sont identiques ?
Même si les moyens/procédures et organisations sont les mêmes pour plusieurs ESMS, il est attendu de réaliser pour chaque structure géographique (FINESS géographique) un DAMRI.
Un DAMRI = Un plan d’action individualisé. Pour mémoire le risque infectieux en ESMS ne relève pas uniquement des procédures et de la politique mises en place de manière harmonieuse dans différentes structures, mais également lié à l’environnement (ex. risque légionelle) et la gestion et les circuits logistiques (linge, restauration…) voire de la population prise en charge…
Notre établissement est un SSIAD, est-il concerné par la démarche DAMRI?
OUI, les critères d’évaluation dans l’outil DAMRI sont adaptés à ce type d’établissement sans hébergement.
ÉVALUATION DES PRATIQUES
L’outil DAMRI propose une évaluation « audit système » qui permet l’évaluation des pratiques, des connaissances et de l’adéquation des procédures avec la réalité du terrain. Cet audit système est complémentaire et ne rentre pas en compte dans les résultats de l’évaluation.
SUIVI / SAUVEGARDE / HISTORIQUES DES DONNÉES
Il est prévu un tableau de bord qui permet à l’établissement d’avoir ses résultats par chapitre ainsi que par thématique en cliquant sur le chapitre souhaité. Ceci lui permet la visibilité sur ses résultats et son niveau de remplissage pour les chapitres ou thématiques non renseignés.
ACCESSIBILITÉ AUX RESSOURCES
L’outil permet l’accès au guide de remplissage, au référentiel HAS pour l’évaluation de la qualité des soins en ESMS et à la stratégie nationale 2022-2025. Il existe le lien en page d’accueil vers tous ces documents.
Pour justifier la réalisation d'une action, y’a-t-il un endroit où ajouter une pièce jointe ou une date de réalisation de l'action ?
Le DAMRI est un outil web qui permet l’export sous PDF et Excel. L’insertion d’éléments de preuve est tout à fait possible sous excel. L’insertion directe dans l’application n’est pas prévue actuellement.
PLAN D'ACTION D'AMÉLIORATION
Pour faire ré-apparaître l'action, il suffira de retourner dans le formulaire d'évaluation et de modifier la réponse à la question concernée. En effet les actions disponibles dans la plan d'action sont directement liées à votre évaluation et lorsque vous validez une action, la réponse au critère associé est automatiquement modifiée et permet donc de mettre directement vos résultats à jour.
CONTACT / MAINTENANCE
Pour toute question ou support, vous pourrez contacter le CPias BFC à l'adresse mail suivante : damri@chu-besancon.fr
Y aura t-il des mises à jour de cet outil en fonction des évolutions réglementaires par exemple ?
Oui, il est prévu actuellement que la veille réglementaire et celle des nouvelles recommandations de sociétés savantes en lien avec le DAMRI soient communiquées par le pilotage du groupe de travail « DAMRI » à la personne en charge de la maintenance de l'outil.